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基于信息化的工程建筑档案管理方法探析

2019.07.12      点击: 32

  建筑工程档案在工程建筑当中起到了主要作用,工程建筑档案可以清楚的反映出工程的实际状况,在工程建筑建筑管理中运用的价值很高。但因为现在工程建筑档案管理的工作仍用以往的管理方式,这其中存在的问题有很多,可能会出现资料丢失等问题,这就会影响整个工程建筑项目的开展,给施工企业和档案管理部门造成了严重的损失。然而,因为社会快速的发展,建筑企业也得到了发展,所以,有关部门对建筑工程的要求也变得越来越高,这也是让建筑工程的管理工作渐渐走向信息化管理的要求。
  一、工程建筑档案的特点
  工程建筑档案可以有效地反映出了工程中所包含的内容,它的内容包括了工程方案的设计、合同书、审批文件、各种资料等等,而且还保存着建筑项目中重要的资料。建筑工程资料的特点包括:第一,一次性。因为工程建筑项目从开始到结束是属于一次性的操作,所以也就说明与他对应的档案也是只有一份。第二,确定性。工程建筑档案贯通了整个建筑工程过程,工程建筑档案具有正确性、完全性,精确地记录了工程的状况。第三,实用性。工程建筑档案可以反映出工程的现实状况,具有保留的价值。不仅是工程项目以后在管理、维修的重要依据,还能给相同类型的工程项目作为参考,所以它的实用性很高。
  二、现在工程建筑档案管理出现的问题
  (一)影响工程建筑档案管理信息化发展速度的原因
  根据现在国内工程建筑档案信息化管理的发展当中,还是处在一个低级阶段,所以,影响国内工程建筑档案信息化管理发展速度的原因有:第一,在档案管理的时候出现的问题和漏洞较多,它的本质原因就是在档案管理中针对的不准确,这是属于档案管理中的直接原因。第二,档案管理人才缺失,这是导致工程建筑档案信息化管理发展速度慢的主要原因。还有就是档案管理人员对工程建筑档案信息化管理发展缺少重视,在进行管理工作的时候不严谨,就使工程建筑檔案信息化管理发展缺少安全可靠性。
  (二)影响工程建筑档案信息化建设的因素
  在信息化的时代当中,科技技术在不断的创新发展,与此同时,也让工程建筑档案信息化的建设得到了进步,尽管现在国内的工程建筑档案信息化管理建设的社会关注度有一定提升,但是根据一些资料显示,现在国内的工程建筑档案信息化建设速度较慢,很难跟上社会经济的发展速度,无法追上时代的脚步。
  此外,导致工程建筑档案信息化管理发展慢的原因还有两方面,一方面是工程建筑档案地区的不同,也就导致了无法将信息内容统一进行管理,管理起来也很有难度。另一方面是在管理部门管理的时候,有的管理部门没有重视工程建筑档案的管理,没有遵循信息化管理的要求。
  三、实现工程建筑档案信息化管理的方法
  (一)进行规范化系统化的管理方法
  想要实现工程建筑档案信息化管理,就需要在管理工作当中进行规范化和系统化的管理,这样才可以保证工程建筑档案信息化管理的建立,想要有效的进行信息化管理就要做到下面几方面:第一,管理系统自动归档。将要求进行归档的工程建筑档案,运用相同的格式对档案管理部门进行提交,用管理系统进行自动归档。第二,信息保存数据库。把归档后的信息资料保存在数据库中,而且要保证工程建筑档案信息化管理系统化,有效地实现档案信息化管理。第三,自动化管理。为了保证可以快速寻找所需信息资料,在系统当中要把档案信息资料标注好放到指定的位置,这样才能在需要资料时,快速准确的找到它。
  (二)实现工程建筑档案管理合理的方式
  在工程建筑档案信息化管理建立的时候,伴随信息科技水平的提升,信息化管理的方式也增多了,同时这也让我国工程建筑档案管理信息化的发展更有效果,而且有利于实现工程建筑档案现代化管理。因为信息化发展的速度较快,创新的速度较慢,因为这样也给一些不法人员提供了窥察工程建筑档案信息的机会,同时也是因为管理部门对于档案信息的保密工作没有做好,导致档案信息泄露,这对建筑企业和管理部门的发展有一定的影响。所以,为了可以合理的保护好档案信息的安全,档案信息管理部门在对工程建筑档案信息化管理的时候,一定要对其加密保护,运用计算机网络技术,加强档案信息管理的安全。此外,管理部门也要针对纸质工程建筑档案信息制定相应的保护方式,这样才能保证工程建筑档案信息化管理更加安全有效。
  (三)改变管理工作的方式
  导致工程建筑档案管理工作缺少安全性的原因是,因为档案信息管理人员的管理水平不达标,综合素质差等等问题,所以,管理人员在进行工程建筑档案管理的时候一定要保证整个过程都要参加,而且还要做好对工程建筑档案信息的收集、分类等方面的管理工作。所以,为了保证工程建筑档案的信息化管理,要让管理人员运用最新的管理方式,改变以往的管理方法。管理部门的管理人员一定要做到这几点:第一,管理部门要让管理人员学习信息化管理技术,还要聘请专业的信息化管理人员对部门中的管理人员进行培训,提高管理人员信息化管理的技能。第二,引入全新的信息管理方法,加强工程建筑档案管理人员的工作观念,建立一个管理技能强、信息化技术强、具备综合素养的管理团队。这样的方式都可以对以后的工程建筑档案管理的工作打好基础,提升管理工作的能力。
  结束语
  总的来说,在信息化的要求中进行工程建筑档案管理的建立,不仅可以提升工程建筑档案管理的效果,还可以保证工程建筑项目在进行施工时的安全可靠。但是,现在工程档案的信息化管理还是在最初的阶段,还有很多不足之处,所以,工程建筑档案管理的部门要在以后的发展当中,遵守建筑企业信息化发展的要求,并且学习其他企业的管理技术,这样来解决信息化档案管理时的问题,促进工程建筑档案信息化管理的发展。
  参考文献:
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